Знакомство с базой данных субд ms access

Знакомство с СУБД ACCESS

знакомство с базой данных субд ms access

Урок 1 Тема: «Знакомство с СУБД MS Access». Основные понятия БД. База данных (БД) – это поименованная совокупность структурированных данных . Для создания новой базы данных: · Запустите MS Access: Пуск/ Программы/ Microsoft Access. · В диалоговом окне при старте Access. Создать базу данных (таблицы и связи между ними) средствами СУБД Microsoft Access.

Данные — это представленные в цифровом виде сведения об объектах окружающего нас мира.

знакомство с базой данных субд ms access

Ниже дана краткая характеристика основным видам объектов таблицы, формы, запросы, отчёты, макросыс которыми придётся работать при изучении приёмов построения базы данных. Таблицы содержат данные, отображают в привычном формате строки и столбцы.

В терминологии Access строки называют записями, а столбцы — полями. Поэтому все столбцы таблицы имеют наименования полей первая строка таблицы. Строки содержат данные в тех форматах, которые назначает им разработчик. Поэтому при определении реляционной базы данных табличной говорят, что она представляется в виде совокупности однотипных записей.

База данных обычно состоит из нескольких таблиц, объединённых посредством, так называемых связей. Благодаря связям информация из одной таблицы становится доступной для другой, что позволяет обеспечить целостность данных.

Знакомство с СУБД ACCESS

Формы — это вариант представления на экране компьютера одной записи, что даёт возможность пользователю просматривать последовательно сведения из таблицы, осуществлять поиск и быстрый доступ к любой записи, а также осуществлять операции коррекции данных в записях и создавать новые записи пополнять таблицу.

Фактически, форму можно рассматривать, как некий интерфейс пользователя при работе с таблицами. Запросы — есть не что иное, как инструмент для управления данными.

С помощью запросов можно извлекать данные из одной или нескольких связанных таблиц, осуществлять логические и арифметические операции над данными, группировать данные в новые таблицы по определённым признакам.

знакомство с базой данных субд ms access

Отчёты — средство для подготовки выходных файлов. Любая выходная форма может быть отражена на бумаге или на экране компьютера в удобном представлении данных с использованием средств их форматирования, подведения итогов, фильтрации и графического преобразования в гистограммы и диаграммы. Макросы — это простейшие программы, которые позволяют при обращении к заранее созданным запросам, формам, отчётам, выполнять определённые действия.

Знакомство с программой Access. Основные цели изучения Access 2007:

Модуль — содержит одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic for Application. С помощью модулей можно решить широкий класс задач по поиску и преобразованию информации в базе данных. Начало работы в Access Прежде чем приступить к работе с Accessпотребуется обозначить место на диске, где будет находиться файл с создаваемой базой данных. Запустите приложение Microsoft Access Для этого щёлкните левой клавишей мыши по значку: Пуск в левом нижнем углу.

Пример заполнения окна с именем новой базы данных После того, как будет нажата кнопкасистема раскроет окно с новой пустой таблицей, вид которой представлен на рисунке 2. Как видите, главное окно базы данных Access состоит из нескольких элементов, которые постоянно присутствуют при использовании различных режимов работы с базой данных. Названия основных элементов главного окна программы Access присутствуют на рисунке 2.

Тема Знакомство с базой данных Access

Панель быстрого доступа, часто называют лентой, на которой находятся закладки: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных. Закладки имеют свои функциональные возможности, поэтому на каждой закладке находятся пиктограммы с обозначением, выполняемых функций.

Основные элементы главного окна программы Access В качестве примера на рис. Обратите внимание, если на пиктограмме имеется стрелка внизто это означает — можно открыть дополнительное меню.

  • Структура базы данных Access
  • Урок 1 Тема: «Знакомство с субд ms access»
  • Знакомство с СУБД MS ACCESS.

В свою очередь, в меню может появиться стрелка в виде значка: Пример использования дополнительных стрелок на пиктограммах Создать новую пустую базу данных можно другим способом. Для этого надо открыть уже существующую базу данных, Щёлкнуть по ярлыкуа затем активизировать строку с именем. Дальнейшие действия разработчика заключаются в выполнении пунктов 2 и 3, которые представлены выше в данном разделе. Какими способами можно создать новую пустую базу данных?

Для чего в Microsoft Access используется панель быстрого доступа? Какая информация располагается в области переходов окна базы данных? Как определить, что имеется возможность раскрыть дополнительные меню при выборе определённой команды на ленте?

знакомство с базой данных субд ms access

Проектирование базы данных Перед тем, как воспользоваться приложением Microsoft Access для разработки базы данных, необходимо осуществить постановку задачи, определить потенциального пользователя и его потребности, провести сбор необходимых сведений о содержании и наименований полей таблиц, провести нормализацию таблиц, продумать интерфейс готового продукта и наименования типовых отчётов для распространения.

В данном учебном материале основной акцент сделан на изучении возможностей Access и приёмах организации создания таблиц, поиска информации по запросам, отображения интерфейсов пользователя, а также правил пополнения базы данных и внесения в неё изменений. Следует напомнить, что по ходу разработки базы данных создаются новые объекты таблицы, запросы, формы, отчёты, макросыссылки на которые добавляются в область переходов. Тем не менее, все объекты будут сохраняться в одном файле с расширением.

Предположим, что имеется некоторая фирма, которой требуется вести учёт сотрудников фирмы, сведения о которых будут использоваться несколькими подразделениями, например, отделом кадров, плановым отделом, бухгалтерией, канцелярией, руководством.

Это говорит о том, что информация о сотруднике фирмы является разноплановой, а анализ сведений о сотруднике требует использования дополнительных материалов.

знакомство с базой данных субд ms access

Например, при формировании приказа о начислении заработной платы, потребуется учитывать дополнительные надбавки, в зависимости от стажа работы на предприятии сотрудника, его категории. Кроме того, сотрудники получают дополнительные льготы в виде доплат, в соответствии с приказом руководства.

Льготы обычно назначаются, исходя из существующих нормативных документов, которые должны присутствовать в базе данных. Таким образом, можно сделать некоторые выводы.

Во-первых, для каждого подразделения потребуется иметь различные выходные формы, которые основаны на запросах.

знакомство с базой данных субд ms access

Во-вторых, помимо сведений о сотрудниках в базе данных должны присутствовать материалы, относящиеся к фирме и нормативным документам. В-третьих, Все данные должны быть сгруппированы таким образом, чтобы имелась возможность одноразового их преобразования и корректировки. В общем виде представим себе схему рис. Схема взаимодействия пользователей с базой данных 1.

Типы данных и их представление Человек воспринимает данные в виде образов, которые отображаются в его сознании. Компьютер воспринимает данные в виде двоичных кодов, поэтому для хранения и отображения данных в компьютере требуется определённое место памяти, а также инструкция по преобразованию двоичных кодов.

Понятно, что для хранения простого числа потребуется значительно меньше места, чем для хранения фотографии, об этом следует постоянно помнить при создании базы данных, так как скорость обработки данных во многом зависит от вида их представления. В компьютере данные разделены на несколько типов, тип данных задаётся пользователем. Поэтому, при задании свойств полю таблицы, задают тип данных, которые будут представлены в столбце таблицы под общим заголовком наименование поля.

В Access существует 11 основных типов данных, а для некоторых из них введены подтипы данных, перечень типов данных приведён ниже. Поле — это простейший объект БД, предназначенный для хранения значений одного параметра описываемого реального объекта. Структура записи — это совокупность логически связанных полей, характеризующих параметры реального объекта. Запись — это совокупность значений параметров конкретного объекта. Если информация об объекте представлена в форме таблицы, то первая строка таблицы всегда содержит названия параметров, то есть определяет структуру записи.

Все остальные строки — это записи. Такая БД называется реляционной. Отношение - тематическое понятие, но в терминологии моделей данных отношения удобно изображать в виде таблицы. Ключевое поле — поле, значение которого служит для однозначного определения записи в таблице. Ключ — одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы и организовывать связи между таблицами.

Счетчик — поле, содержащее номера записей в таблице. Организуется и наращивается автоматически. Индекс — средство автоматической сортировки записей в таблице по значению индексируемого поля. Конструктор — режим определения свойств объектов БД таблиц, запросов, форм, отчетов и. Система управления базами данных СУБД — это комплекс программных средств для создания баз данных с целью хранения и поиска необходимой информации.

Будем создавать и работать с реляционными моделями БД в среде СУБД Access — наиболее известной и доступной в настоящее время, так как она входит в состав комплекта прикладных программ Microsoft Office Эта среда — одна из самых мощных, гибких и простых в использовании.